Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO

1. Vertragsgegenstand

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen und regelt die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Der AVV gilt für das Hosting, den Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung von Softwareanwendungen auf VPS-Infrastruktur (Virtual Private Server). Die Anwendungen werden zentral auf einem VPS gehostet und vom Auftragsverarbeiter technisch betreut.

2. Vertragsparteien

3. Gegenstand und Dauer

Dieser AVV gilt ausschließlich für die Dauer der aktiven Nutzung der Software durch den Auftraggeber. Der AVV beginnt mit der erstmaligen Nutzung der Software und endet mit der vollständigen Beendigung der Nutzung.

Nach Beendigung der Nutzung erfolgt die Löschung personenbezogener Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gemäß BAO (Bundesabgabenordnung) und UGB (Unternehmensgesetzbuch) bleiben unberührt.

4. Art und Zweck der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Technischer Betrieb der Softwareanwendungen
• Hosting auf VPS-Infrastruktur
• Wartung und technische Betreuung
• Datensicherung (Backups)
• IT-Sicherheit und Systemschutz
• Weiterentwicklung und Optimierung der Software

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nicht für eigene Zwecke. Eine Nutzung der Daten zu Marketing-, Analyse- oder sonstigen eigenen Zwecken findet nicht statt. Der Auftragsverarbeiter wertet die personenbezogenen Daten des Auftraggebers nicht zu eigenen Zwecken aus. Automatisierte technische Analysen von Protokoll- und Fehlerdaten zum Zweck der Fehlersuche, Wartung und Systemsicherheit bleiben davon unberührt.

5. Art der personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Auftragsverarbeitung können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten (Name, Firma, Adresse)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Kunden- und Auftragsdaten
• Fahrzeug- und Vertragsdaten
• Fotos, Dokumente und Berichte
• Nutzungs- und Protokolldaten (Login, Aktivität)
• Rechnungsdaten

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, biometrische Daten) ist nicht Gegenstand dieses Vertrags und wird nicht gezielt verarbeitet. Sollte der Auftraggeber solche Daten in der Software speichern, liegt die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ausschließlich beim Auftraggeber.

6. Betroffene Personen

• Kunden des Verantwortlichen
• Mitarbeiter des Verantwortlichen
• Geschäftspartner
• Sonstige natürliche Personen, deren Daten im System verarbeitet werden

7. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich insbesondere zu folgenden Pflichten:

• Weisungsgebundenheit: Daten werden ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen verarbeitet. Sollte der Auftragsverarbeiter der Auffassung sein, dass eine Weisung gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, wird er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hinweisen.
• Vertraulichkeit: Alle Personen sowie eingesetzte automatisierte Systeme und KI-gestützten Werkzeuge, die Zugang zu Systemen des Auftraggebers haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet die Vertraulichkeit aller verarbeiteten Daten.
• Technische und organisatorische Maßnahmen: Der Auftragsverarbeiter setzt technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO um und hält diese aufrecht (siehe § 8 dieses AVV).
• Unterstützung bei Betroffenenrechten: Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Wahrnehmung von Betroffenenrechten unverzüglich nach Eingang einer entsprechenden Anfrage.
• Meldung von Datenschutzverletzungen: Datenschutzverletzungen werden dem Verantwortlichen unverzüglich nach Bekanntwerden gemeldet (Art. 33 Abs. 2 DSGVO), damit dieser seine Meldepflicht gegenüber der Datenschutzbehörde (DSB) fristgerecht erfüllen kann.
• Unterstützung bei DSFA: Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO, soweit dies erforderlich ist.
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Der Auftragsverarbeiter führt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 2 DSGVO.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Zutrittskontrolle

Die Server werden in gesicherten Rechenzentren des Hosting-Providers betrieben. Der Auftragsverarbeiter hat keinen physischen Zugang zu den Rechenzentren. Die physische Zutrittssicherung wird durch den Hosting-Provider gewährleistet.

Zugangskontrolle

Der Zugang zu Servern erfolgt ausschließlich über SSH-Keys. Es ist kein Passwort-Login möglich. Es besteht eine strikte Rollentrennung zwischen administrativem Zugang und Anwendungszugang.

Zugriffskontrolle

Es wird eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) eingesetzt. Passwörter werden mit bcrypt gehasht und gesalzen. Sessions sind mit den Attributen HttpOnly, Secure und SameSite konfiguriert.

Übertragungssicherheit

Sämtliche Datenübertragungen erfolgen über HTTPS/TLS. Die TLS-Zertifikate werden über Let's Encrypt bereitgestellt und automatisch erneuert. Es besteht eine erzwungene Weiterleitung von HTTP auf HTTPS. Die Datenbank ist ausschließlich lokal erreichbar und nicht von außen zugänglich.

Eingabekontrolle

Schutz vor XSS (Cross-Site Scripting) und SQL-Injection durch validierte Eingaben und parametrisierte Abfragen. Ein Prozessmanager wird für die stabile Ausführung der Anwendungen eingesetzt. Webserver-Zugriffslogs werden zur Nachvollziehbarkeit geführt.

Verfügbarkeit

• Tägliches automatisiertes Backup um 02:00 Uhr, Aufbewahrung 30 Tage
• Wöchentlicher Server-Snapshot
• Monitoring im 5-Minuten-Intervall mit E-Mail-Alarm bei Ausfällen

Die Wiederherstellung der Datenbank ist innerhalb weniger Stunden möglich.

Trennungsgebot

Die Mandantentrennung wird durch isolierte PostgreSQL-Datenbanken je Kunde (Mandant) sichergestellt. Jeder Kunde verfügt über eine eigene, separierte Datenbank, sodass ein Zugriff auf Daten anderer Mandanten technisch ausgeschlossen ist.

9. Subunternehmer (Subauftragsverarbeiter)

Folgende Subauftragsverarbeiter werden eingesetzt:

Eingesetzte Werkzeuge ohne Zugriff auf personenbezogene Daten

Für Softwareentwicklung und Wartung werden KI-gestützte Entwicklungswerkzeuge des Anbieters Anthropic (Anthropic Ireland Ltd., Dublin, Irland; technische Verarbeitung auch durch Anthropic PBC, USA) eingesetzt. Verarbeitet werden dabei ausschließlich Quellcode, Konfigurations- und Infrastrukturdaten. Personenbezogene Daten des Auftraggebers oder seiner Kunden werden diesen Werkzeugen nicht zugänglich gemacht; Protokoll- und Fehlerdaten werden vor einer Analyse um personenbezogene Inhalte bereinigt. Eine Verwendung der übermittelten Daten zum Training von KI-Modellen ist in den Kontoeinstellungen deaktiviert. Es liegt insoweit keine Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO vor.

Alle Subunternehmer sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über jeden beabsichtigten Wechsel oder die Hinzunahme eines Subunternehmers mit einer Vorlauffrist von mindestens 30 Tagen. Der Verantwortliche kann einem solchen Wechsel aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen.

10. Kontrollrechte

Der Verantwortliche hat das Recht, die Einhaltung der in diesem AVV getroffenen Vereinbarungen zu überprüfen. Kontrollanfragen sind schriftlich an zu richten.

Es gilt eine Vorankündigungsfrist von 5 Werktagen. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage alle erforderlichen Informationen zur Verfügung, die zur Überprüfung der Einhaltung der Pflichten aus diesem AVV notwendig sind.

Eine Vor-Ort-Prüfung des Rechenzentrums ist aufgrund der virtuellen Infrastruktur (VPS) nicht möglich. Die Kontrolle kann durch Einsichtnahme in Dokumentationen, Zertifikate und technische Nachweise erfolgen.

11. Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende hat der Verantwortliche die Möglichkeit, seine Daten als SQL- oder CSV-Export zu erhalten. Der Auftragsverarbeiter stellt diese Exportmöglichkeit auf Anfrage bereit.

Sofern der Verantwortliche nach Vertragsende keine Anforderung zur Rückgabe stellt, erfolgt die Löschung der Produktionsdaten nach 30 Tagen.

Backups werden im Rahmen des regulären Backup-Zyklus automatisch überschrieben und sind spätestens nach 30 Tagen vollständig gelöscht.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben von dieser Regelung unberührt.

12. Haftung

Der Auftraggeber bleibt als Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich. Der Auftragsverarbeiter haftet ausschließlich bei eigener Pflichtverletzung.

13. Vertragsschluss und Änderungen

Dieser AVV wird gemäß Art. 28 Abs. 9 DSGVO in elektronischer Form geschlossen. Der Vertragsschluss erfolgt durch die Nutzung der Software: In der jeweiligen Softwareanwendung wird darauf hingewiesen, dass mit der Nutzung dieser AVV in der jeweils aktuellen, auf dieser Webseite abrufbaren Fassung akzeptiert wird.

Daneben kann der AVV auch durch Unterzeichnung des Hauptvertrags bzw. Angebots, in dem auf diesen AVV verwiesen wird, oder durch gesonderte schriftliche bzw. elektronische Annahme geschlossen werden.

Änderungen dieses AVV werden dem Auftraggeber mindestens 30 Tage im Voraus in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Auftraggeber den Änderungen nicht innerhalb dieser Frist, gelten sie als angenommen. Auf das Widerspruchsrecht und die Folgen eines Schweigens wird in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen. Im Falle eines Widerspruchs steht beiden Parteien ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Wirksamkeitstermin der Änderung zu.

14. Anwendbares Recht

Es gilt österreichisches Recht, die DSGVO sowie das DSG. Aufsichtsbehörde ist die Datenschutzbehörde (DSB) Wien. Gerichtsstand ist Linz, Österreich. Sollten einzelne Bestimmungen dieses AVV unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt (salvatorische Klausel).

Für Fragen zum Datenschutz oder diesem AVV: